Papercut Printoplossing voor Basisschool Elzenhagen

Industrie: Onderwijs

‘Als we dit tien jaar eerder hadden geweten, hadden we al veel eerder voor deze oplossing gekozen’

‘Toen Google begin dit jaar stopte met de Google Cloud Print oplossing, hadden wij van de ene op de andere dag een probleem’, legt Trudy uit. ‘Daarnaast zaten we sinds 2018 met problemen rondom privacy, waardoor we moeite hadden om aan de AVG wetgeving te voldoen. Daarom hebben we Vitasys gevraagd met een oplossing te komen. Vitasys kwam toen met Papercut.’

‘Wij zijn in totaal met 35 medewerkers op onze school’, vervolgt Trudy. ‘Iedereen ontving een persoonlijke tag. Deze tag is gekoppeld aan onze persoonlijke Google account. Dat werken met de tag was in het begin wel even wennen. Maar Vitasys heeft alles voor ons geïnstalleerd en voorgedaan hoe we de tag zelf aan onze Google accounts konden koppelen. Na even oefenen wees alles zich eigenlijk vanzelf.’


‘Vitasys heeft ons compleet ontzorgd; we zijn super tevreden met deze oplossing’

Stoelendans

‘Vanaf dag één hebben we de voordelen van onze nieuwe printoplossing ervaren. We hebben in onze school twee printers; een op de begane grond en een helemaal boven, op de tweede verdieping. Voorheen moest je dan kiezen; stuur ik mijn printje naar beneden of naar  boven? En vervolgens moest je dan snel achter je printje aanrennen. En dan kwam je bij de printer en stond er net een collega boekjes te kopiëren. Of iemand had net iets van de printer gepakt waar jouw opdracht dan per ongeluk tussen zat. Dus grepen we vaak mis. Soms leek het net een stoelendans. Vooral voor de directie die nogal eens privacygevoelige documenten printen was dit vervelend.’


‘We accepteerden gewoon dat de frustratie erbij hoorde. Zo was het immers altijd gegaan’

Spookprintjes

‘Ook bleven we iedere week met tig ‘spook printjes’ zitten die van niemand waren’, herinnert Trudy zich nog goed. ‘Die konden dan zo de papiercontainer in. Zonde natuurlijk. Ook met het printen van boekjes en maandrapportages op speciaal papier ging het regelmatig mis. Zelfs al had je een bepaalde tijd gereserveerd voor jouw printjes, dan vergat iemand dat weer en werd diens printopdracht op jouw dure papier geprint. Natuurlijk nooit met opzet, maar het gaf gewoon frustratie en kostte bovendien veel tijd en geld. Eigenlijk hadden we er nog nooit bij stilgestaan dat hier gewoon een goeie oplossing voor bestaat. Want je kiest nu niet meer voor een printer, maar je geeft simpelweg je printopdracht. Dan loop je – op een moment dat het jouw uitkomt – naar een printer in het gebouw, je houdt je tag voor de kaartlezer en jouw opdracht wordt geprint. Ideaal.’


Zero Waste

‘Met onze tag is printen echt een ‘appeltje-eitje’ en kunnen dit soort dingen nooit meer misgaan. Iedereen kan een printopdracht in het systeem zetten en deze uitprinten op een moment dat hem uitkomt. Ook kun je een printopdracht – of een deel hiervan – uitstellen of verwijderen uit het geheugen als je het printje toch niet meer nodig hebt. Nu hebben we dus zero waste. Hiermee besparen we flink op onze maandelijkse printkosten en het is ook nog eens in lijn met onze milieu- en duurzaamheidsambitie.’


Koppeling met bestaande printers en software

‘Het mooie is dat onze oude printers gewoon kunnen blijven staan. Vitasys heeft ervoor gezorgd dat de Papercut software gekoppeld werd aan ons huidige netwerk en printers. Al onze problemen zijn met deze oplossing eigenlijk in één klap ondervangen. Als we dit tien jaar geleden hadden geweten, hadden we al veel eerder voor Papercut Print gekozen.’


De voordelen op een rijtje:

✓ Geen frustratie meer.

✓ We zijn nu ‘compliant’ aan de AVG doordat de privacy van onze leerlingen, medewerkers en derden nu gewaarborgd is in ons printbeleid.

✓ Zero waste. We verspillen geen papier meer, wat in lijn is met onze milieu- en duurzaamheidsdoelstelling.

✓ We besparen op het aantal prints per maand en dus op onze printkosten.

 


Meer weten?

Wilt u weten wat Papercut voor uw onderwijsinstelling kan doen? Neem gerust contact met ons op. Onze specialisten denken graag vrijblijvend met u mee. Wij zijn Vitasys.