De ambtenarij voorbij

Het nieuwe werken volgens Hollands Kroon
Werken zoals het jou uitkomt, thuis of op kantoor.

Met een ‘device’ naar keuze: laptop of tablet, iets wat het beste bij jou en je werk past. Geen prikklok. Geen verlof. Geen managers. Zelf verantwoordelijkheid dragen voor je productie.

Het klinkt utopisch, zeker wanneer je dit beeld projecteert op een omgeving die doorgaans bekend staat als het mekka van de bureaucratie: het gemeentehuis. En toch werken ze zo, op het gemeentehuis van Hollands Kroon. “Ik zou niet anders meer willen”, aldus één van de betrokkenen, organisatieadviseur Michiel Koster. Een ontmoeting met Michiel Koster, Joke van der Plas en Kees van Duffelen, drie zeer tevreden medewerkers van Hollands Kroon. Het Nieuwe Werken. Veel bedrijven en organisaties hebben er de mond van vol. Toch valt het vaak zwaar om de traditionele ‘top down’-manier van werken te verruilen voor een systeem waarbij verantwoordelijkheid en vertrouwen de sleutelwoorden zijn. Michiel Koster: “Als je alleen voor het Nieuwe Werken kiest omdat het ‘hip’ is, mis je de essentie. Je kunt het alleen optimaal benutten als het een bijdrage levert aan hoe je als organisatie wilt werken en dit past bij je doelstellingen.”

Het doel van Hollands Kroon is naar eigen zeggen ‘de slimste gemeente van Nederland’ te worden, ervoor te zorgen dat de drempel tussen de gemeente en haar inwoners zo laag mogelijk is. Daarom is direct nadat de gemeenten Wieringermeer, Wieringen, Anna Paulowna en Niedorp fuseerden tot de gemeente Hollands Kroon een begin gemaakt met het Nieuwe Werken: werken op basis van zelfregulering en vertrouwen, zonder overbodige en vertragende protocollen en managementlagen. “Sinds 1 januari 2015 zijn wij managementloos en kennen wij alleen nog een driekoppige directie. En ook je fysieke aanwezigheid op kantoor is geen vereiste meer. Bereikbaar zijn kun je eventueel thuis ook. Je komt op kantoor om te vergaderen of om mensen te spreken. Het gemeentehuis verandert steeds meer van een werkplek in een ontmoetingsplek.” Kees van Duffelen, juridisch consulent, licht toe: “Wij zijn ons eigen management, maar dat betekent natuurlijk niet dat we zomaar ons eigen gangetje gaan. Wat voorheen een afdeling of team was, noemen wij nu een ‘pit’. Binnen die pit maken we afspraken; die passen bij de doelstellingen van de organisatie, de pit en de daaraan gekoppelde productie; dat noemen wij de ‘HK Meetlat’. Op basis van die Meetlat kun je resultaat-afspraken maken. Wij geven elkaar feedback op de behaalde resultaten. Daarmee komt de verantwoordelijkheid volledig bij jou en je team te liggen. Hoe, wanneer en waar je deze resultaten behaalt, bepaal je zelf. Zolang je er maar voor zorgt dát je ze behaalt. Alles draait om vertrouwen.” Joke van der Plas, plaatsvervangend griffier, vult aan: “Die zelfregulering betekent natuurlijk niet dat je er in je eentje voor staat. Je hebt sowieso je collega’s die over je schouder meekijken en feedback geven. Daarnaast krijg je allerlei mogelijkheden om jezelf te verbeteren en te ontwikkelen. Daarvoor is de ‘HK Academie’ opgericht. Iedere medewerker krijgt per jaar 1000 ‘Kronen’ om uit te geven aan persoonlijke ontwikkeling. Werd je voorheen – soms tegen je zin – op cursus gestuurd, nu kun je zelf kiezen voor terreinen waarop je jezelf wilt verbeteren. Dat kan van alles zijn: puur vakinhoudelijk, maar ook presentatietechnieken, time-management, een schrijfcursus of zelfs fotografie. Wat je ook kiest, het gaat om wat jíj wilt. Daardoor ben je altijd gemotiveerd.”

Kees van Duffelen: “Je werk moet leuk zijn. Want dan doe je je werk beter. Eigenlijk best een simpel gegeven, toch? Alleen, je moet er wel voor open staan. Je moet het in je hebben om die verantwoordelijkheid aan te kunnen. Het is een veranderings-proces dat niet iedereen even goed ligt. Een enkeling kan er moeilijk of niet aan wennen, die voelt zich beter bij de traditionele 9-5-cultuur. Daar is begrip voor, maar dan zal men wel op zoek moeten gaan naar een andere, passender omgeving. Want deze weg zijn wij ingeslagen en die willen wij alleen maar perfectioneren.” Joke van der Plas: “Het proces is dan ook nog niet afgerond, nog niet iedereen binnen de gemeente werkt op deze manier. Wel merk je dat veel collega’s die nog niet in een ‘pit’ werken, niet kunnen wachten om ook op deze manier te gaan werken. Zij zien hoe goed het functioneert.” Michiel Koster: “Werken op basis van vertrouwen en verantwoordelijkheid in plaats van controle is veel efficiënter. Medewerkers zijn intrinsiek gemotiveerd en kunnen zelf besluiten nemen. Daar komt overigens nog iets bij en dat is misschien wel de belangrijkste reden om te werken op basis van zelfredzaamheid. De wereld verandert zo snel en de overheid verwacht die zelfredzaamheid ook van de burger zelf. Dan mag je als gemeente niet achterblijven en moet je je blijven ontwikkelen.”

Werken met automatisering is kiezen uit talloze mogelijkheden. Maar hoe vindt u in een woud aan IT-keuzes precies wat u zoekt? VITASYS draait die vraag om.

Wij kijken naar uw bedrijfsvoering, naar uw wensen en toekomstplannen. Pas daarna presenteren wij een plan waarmee u de toekomst met een gerust hart tegemoet kunt treden.

Een plan met een scherp oog voor resultaat en duurzaamheid.

Lees hier meer

Casemanager Michael

‘Wij bouwen een netwerk waar u op kan rekenen. Wij maken gebruik van de knowhow en technologie van de beste leveranciers in de markt en koppelen deze aan onze ervaring in de IT-branche. Een ideale combinatie. Wij zorgen dat het werkt en dat het blijft werken.’

Contact opnemen Meer over Michael Klous